Pengertian ERP(Enterprise Resource Planning)

Pengertian ERP (Enterprise Resouce Planning)

ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP (Enterprise Resource Planningi) atau sering juga disebut Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, merupakan, sebuah sistem informasi, perangkat lunak, sekaligus framework yang ditujukan untuk proses manajemen inventarisasi dan kontrol pada perusahaan, perencanaan distribusi barang, proses produksi barang, keuangan, pemesanan barang, dan sejumlah aktifitas lainnya terkait dengan barang di dalam sebuah industri/perusahaan, yang dilakukan secara digital.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih luas mengenai ERP, berikut adalah beberapa pengertian ERP menurut para ahli.

1.       Menurut Daniel E. O’ Leary dalam bukunya Enterprise Resource Planning Systems (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerful yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.

2.       Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.

3.       Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Third Edition, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.

Kebutuhan akan ERP dalam perusahaan muncul dikarenakan kekurangan dari model sistem informasi tradisional yang bersifat terpisah, yaitu:

1.       Banyaknya duplikasi atau redudansi data karena sistem yang dimiliki masing-masing fungsional berbeda dan tidak terintegrasi.

2.       Pihak manajemen dan strategis kesulitan mendapatkan informasi yang melibatkan data dari berbagai fungsional bisnis karena diperlukan proses untuk mengintegrasikan data-data yang ada.

3.       Data yang bersifat terpisah memiliki resiko tidak valid yang tinggi.

4.       Pengguna yang harus mengakses sistem dari beberapa fungsional bisnis direpotkan oleh banyaknya akun yang perlu diingat untuk mengakses masing-masing sistem serta model user interface yang terkadang berbeda pada masing-masing sistem sehingga perlu dipelajari secara khusus.

Pemanfaatan ERP secara tepat akan memberikan keuntungan dan nilai lebih bagi perusahaan, antara lain:

1.       Sistem yang terintegrasi akan memberikan tingkat data valid yang lebih tinggi serta menghilangkan duplikasi atau redudansi data.

2.       Informasi yang diperlukan perusahaan dapat diperoleh dengan lebih cepat, bahkan secara real time.

3.       Hanya ada satu portal akses sistem bagi seluruh pengguna dan menyajikan user interface yang cenderung sama sehingga pengguna lebih mudah menggunakannya.

4.       Pemanfaatan sistem yang terintegrasi akan menjadikan proses bisnis lebih cepat dan bersifat paperless karena dihilangkannya beberapa proses manual yang tidak diperlukan lagi.

5.       Kontrol terhadap keamanan, ketersediaan dan kehandalan sistem menjadi lebih mudah karena semua sistem yang digunakan masing-masing fungsional telah terintegrasi.

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, saat ini ERP telah diterapkan diberbagai industri dengan memanfaatkan teknologi Cloud Computing (Cloud ERP) yang sekaligus merupakan implementasi Smart City di dalamnya (di bidang industri). Dengan sistem ERP yang semakin maju, saat ini, sistem ERP juga dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet (Mobile ERP), sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Penerapan ERP (Enterprise Resource Planning)
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
• Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
• Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP.
• Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
• Gagalnya ERP :
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

ERUSAHAAN YANG MENGIMPLEMENTASIKAN ERP

1)      PT Kereta Api Indonesia (PT KAI)

Software yang digunakan : SAP ERP

Unit Fungsional :

unit kerja di Kantor Pusat, Daerah Operasi, serta Divisi Regional

Tujuan :

Dengan adanya penerapan SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan.

2)      PT. Semen Gresik

Software : JD Edwards

Unit Fungsional : Bagian Finansial

Tujuan :

untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

3)      PT. Jamu Puspo Indonesia (JPI)

Software : SAP

Unit Fungsional : Divisi Pemasaran

Tujuan :

untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Serta dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat.

Sumber from :

[1] Agus Eka Pratama, S.T.,M.T, I Putu. 2014. Smart City Beserta Cloud Computing dan Teknologi-Teknologi Pendukung Lainnya. Bandung: Informatika.

[2] Stevanus Christopel. 2013. Berkenalan Dengan Enterprise Resource Planning (ERP). http://stevchristo.com/index.php/2013/06/berkenalan-dengan-enterprise-resource-planning-erp/. Diakses 24 April 2015.

[3] Mentaya. 2011. Apa itu ERP?. http://www.mentaya.co.id/mty16/index.php/77-ulasan/68-apa-itu-erp. Diakses 24 April 2015.

[4] Enterprise Resource Planning Iwan Kurniawan Widjaya, S.Kom., M.Kom., M.T.
          https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan/
[5] https://peterdraw.wordpress.com/tag/manfaat-erp/

Pengertian Teori Organisasi dan Manajemen

ORGANISASI DAN MANAJEMEN

1.ORGANISASI
Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat.Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat sebagai berikut :

a.    Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons)

b.    James D. Mooney mengatakan bahwa : “Organization is the form of every human association for the attainment of common purpose” (Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

c.    Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).
Dari beberapa pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiaporganisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :

1.      Orang-orang (sekumpulan orang),

2.      Kerjasama,

3.      Tujuan yang ingin dicapai,

Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.

Ciri-Ciri Organisasi
Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.    Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,
b.    Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part)        yang merupakan kesatuan kegiatan,
c.    Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-        lain,
d.   Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,

Prinsip-Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1.      Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,

2.      Prinsip Skala Hirarkhi,

3.      Prinsip Kesatuan Perintah,

4.      Prinsip Pendelegasian Wewenang,

5.      Prinsip Pertanggungjawaban,

6.      Prinsip Pembagian Pekerjaan,

7.      Prinsip Rentang Pengendalian,

8.      Prinsip Fungsional,

9.      Prinsip Pemisahan,

10.  Prinsip Keseimbangan,

11.  Prinsip Fleksibilitas,

12.  Prinsip Kepemimpinan.

1.      Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan.  Misalnya,organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai  antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

1. Prinsip Skala Hirarkhi.
   Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan, pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

1. Prinsip Kesatuan Perintah.
   Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

1. Prinsip Pendelegasian Wewenang.
   Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan.  Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan  mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

1. Prinsip Pertanggungjawaban.
   Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

1. Prinsip Pembagian Pekerjaan.
   Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

1. Prinsip Rentang Pengendalian.
   Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional.  Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.

1. Prinsip  Fungsional.
   Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaannya.

1. Prinsip Pemisahan.
   Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung jawabnya kepada orang lain.

1. Prinsip Keseimbangan.
   Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuanorganisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan.  Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta, Bandung, atau Surabaya.

1. Prinsip Fleksibilitas
   Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasimampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

1. Prinsip Kepemimpinan.
   Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
   
   Jenis-Jenis Organisasi
   
   Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut :

1.      Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.

(1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang.

(2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.

1. Berdasarkan lalu lintas kekuasaan.
   Bentuk organisasi ini meliputi;
   (1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi,
   (2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi,
   (3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.

1. Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;
   (1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum
   (2) organisasi  informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain  kesamaan minat atau hobby, dll.

1. Berdasarkan tujuan.
   Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu :
   (1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’ dan
   (2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

1. Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;
   (1) organisasi pendidikan,
   (2) organisasi kesehatan,
   (3) organisasi pertanian, dan lain lain.

1. Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu :
   (1) Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan,
   (2) Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik
   (3) Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja
   (4) Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.

1. Berdasarkan pihak yang memakai manfaat.
   Organisasi ini meliputi;
   (1) Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi,
   (2) Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank,
   (3) Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan,
   (4) Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti organisasi pelayanan kesehatan, contohnya  rumah sakit, Puskesmas, dll
   2.MANAJEMEN
   Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
   
   1. Manajemen sebagai suatu proses,
   2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
   3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
   Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.
   Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
   Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
   B. Fungsi manajemen
   Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen – POLC :
   1. Fungsi Perencanaan / Planning
   Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
   2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
   Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
   3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
   Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
   4. Fungsi Pengendalian / Controling
   Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
    
   Sumber from :  http://penas-fkmtsi-makassar.blogspot.com/2010/05/penjelasan-organisasi_01.html dan
                     http://fachruramadhan.blogspot.com/2012/04/pengertian-manajemen-dan-fungsinya.html